Introduktion

Heads är engagerade i att skydda och respektera din integritet. Denna Integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, delar och skyddar personuppgifter i samband med våra tjänster, inklusive våra interna personalanpassade applikationer, försäljningssystem och offentliga webbplats. Den beskriver också dina rättigheter och hur man utövar dem.

Denna policy är avsedd att följa Allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”) och andra tillämpliga dataskyddslagar i de jurisdiktioner där Heads verkar, inklusive de nordiska länderna.

Omfattning

Denna Integritetspolicy gäller för personuppgifter som behandlas av Heads i sin roll som datakontrollant. Den omfattar behandling genom:

• Vår webbplats (t.ex. kontaktformulär, cookies, analys)

• Våra applikationer (apps) såsom POS, ERP eller Backoffice-system levererade till våra företagskunder och som används av deras auktoriserade personal, tillgängliga via internet eller via Apple App Store och Google Play.

• Intern kommunikation och administrativa processer

Denne policy gäller inte för data som behandlas av Heads enbart i sin roll som databehandlare på uppdrag av kunder. Den gäller inte heller för kundvända mobilapplikationer, eftersom Heads’ appar är utformade enbart för intern personalanvändning.

Våra applikationer och tjänster är avsedda enbart för vuxenbruk av auktoriserade medlemmar av personalen och är inte avsedda för barn under 16 år.

Rättslig grund för behandling

Heads behandlar personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

• Fullgörande av ett kontrakt

• Efterlevnad av en rättslig skyldighet

• Legitima intressen av Heads eller dess kunder

• Samtycke (när det krävs enligt lag)

Typer av insamlade data

Beroende på din relation med Heads och hur du interagerar med oss, kan vi behandla följande typer av personuppgifter:

Från personal och interna användare av Heads-applikationerna:

• Fullständigt namn, e-postadress och kontaktuppgifter

• Anställningsinformation (t.ex. titel, butikens plats, roll)

• Inloggningsuppgifter (t.ex. användarnamn, lösenord)

• Platsdata (om aktiverat på företagsenheter)

• Appbehörigheter på iOS-enheter

  • Bluetooth-access: Applikationen begär Bluetooth-access vid behov för att möjliggöra anslutning till extern hårdvara som streckkodsläsare eller skrivare.

  • Platsaccess: Applikationen begär platsaccess (om funktionen är aktiverad) för att verifiera butiksuppdrag och förhindra bedrägerier. Platsåtkomst kan hanteras eller inaktiveras via enhetsinställningar.

• Appanvändningsdata, interaktionsloggar och aktivitetsregister

• Enhetsinformation (t.ex. enhets-ID, OS-version)

Från besökare på vår webbplats eller individer som kontaktar oss:

• Namn och kontaktuppgifter som skickats via formulär eller e-post

• IP-adress och webbbläsar-/enhetsdata

• Cookie- och använt data (se "Cookies och spårning" nedan)

Insamling av data

Vi samlar in personuppgifter:

• Direkt från personal som en del av anställning eller onboarding

• När man använder våra appar eller interna verktyg

• Från webbplatsformulär och cookie-baserad spårning

• Från kundrepresentanter under affärsinteraktioner

Användning av personuppgifter

Vi använder personuppgifter för följande syften:

• För att tillhandahålla och underhålla våra tjänster och interna system

• För att autentisera och hantera personalens åtkomst till våra appar

• För att stödja interna affärsoperationer och kommunikation

• För att säkerställa systemets säkerhet och upptäcka obehörig åtkomst

• För att förbättra appens funktionalitet och användarupplevelse

• För att efterleva rättsliga skyldigheter, såsom skatte- eller anställningslagar

• För att hantera rekryteringsprocesser (när tillämpligt)

Användning av kunddata inom våra appar

Våra applikationer tillåter auktoriserad personal att se och hantera kundrelaterad information som lagras i våra system. Denna kunddata behandlas enbart i enlighet med de övergripande Heads-kundavtalen och integritetsstandarder.

Observera att kunder inte har direkt åtkomst till appen. Kunder som önskar utöva sina rättigheter under tillämpliga dataskyddslagar (t.ex. åtkomst, korrigering, radering av sina data) ska kontakta Heads via de uppgifter som ges i slutet av denna policy.

Betalningsdata

Heads lagrar eller behandlar inte betalningskortsdata direkt. Alla transaktioner hanteras av tredje part betalningstjänstleverantörer som följer PCI DSS säkerhetsstandarden. Heads lagrar endast relevant transaktionsmetadata som är nödvändig för affärsposter och kundtjänst.

Cookies och spårningsteknologier

Heads använder cookies och liknande teknologier på sina offentligt tillgängliga webbplatser. Dessa cookies hjälper till att förbättra användarupplevelsen och samla in analys om webbplatsens prestanda och beteende.

Samtycke för ej väsentliga cookies samlas in i enlighet med GDPR med hjälp av Consent Mode v2. Användare kan acceptera, avböja eller anpassa sina inställningar via vårt cookie-banner.

Vi använder följande typer av cookies:

• Nödvändiga cookies (väsentliga för webbplatsens funktionalitet)

• Funktionella cookies (förbättrar funktioner och personalisering)

• Analys-cookies (spårar webbplatsanvändning, t.ex. Google Analytics 4)

• Marknadsförings-cookies (används för annonsering och remarketing, t.ex. Google Ads, LinkedIn)

App Tracking Transparency

Heads mjukvaruapplikationer spårar inte användare över tredjepartsappar eller webbplatser, och samlar inte in enhets-ID för annonsering eller spårning utöver dess direkta affärsverksamhet.

Platsdata

Om platsspårning är aktiverad inom våra applikationer (på företagsägda enheter), kan platsdata användas för att verifiera butiksuppdrag, förbättra bedrägeridetektering eller generera användningsanalyser. Platsdata samlas in endast med lämpliga tillstånd och kan inaktiveras på enheten.

Tredjepartstjänster och verktyg

Heads använder betrodda tjänsteleverantörer för analys, hosting, annonsering och säkerhet. Dessa inkluderar:

Google Analytics 4

• Syfte: Webb- och appanalys

• Region: Global

• Integritetspolicy: https://policies.google.com/privacy

Google Ads

• Syfte: Marknadsföring och remarketing

• Region: Global

• Integritetspolicy: https://policies.google.com/privacy

LinkedIn Insights

• Syfte: B2B-marknadsföring

• Region: Global

• Integritetspolicy: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

LeadInfo

• Syfte: B2B-besöksanalys

• Region: EU-baserad

• Integritetspolicy: https://www.leadinfo.com/en/privacy/

Apple iCloud

• Syfte: Valfri molnsynkronisering

• Region: Global

• Integritetspolicy: https://www.apple.com/legal/privacy/

Alla underleverantörer är föremål för avtal om databehandling och, där det är tillämpligt, Standard Contractual Clauses (SCC) för internationella överföringar.

Datatransfer utanför EES

Personuppgifter kan behandlas utanför EES när tredjepartstjänster används. Heads säkerställer att sådana överföringar uppfyller GDPR genom godkända rättsliga mekanismer, inklusive SCC eller adekvansbeslut.

Dataskydd

Heads tillämpar en kombination av organisatoriska, tekniska och fysiska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter. Dessa inkluderar:

• Åtkomstkontroll och rollbaserade behörigheter

• Anonymisering där tillämpligt

• Regelbunden utbildning av personalen

• Incidentdetekterings- och responsprosedurer

• Interna revisioner och riskbedömningar

Data som nås eller lagras via våra appar är krypterad under överföring med hjälp av säkra protokoll som TLS, och krypterad i vila där det är tillämpligt.

Åtkomst till appdata är begränsad till auktoriserad personal endast.

Åtkomst till interna system och applikationen är begränsad till auktoriserad personal.

Databevarande

Personuppgifter behålls endast så länge som är nödvändigt för att uppfylla sitt avsedda syfte eller för att uppfylla rättsliga skyldigheter. Specifika bevarandeperioder inkluderar:

• Data från personal och interna användare: Behålls under anställning och i upp till 12 månader efter avgång.

• Finansiella och transaktionsregister: Behålls i 7 år för att följa skatte- och bokföringslagar.

• Data från jobbansökande: Behålls i 6 månader om inte samtycke ges för längre lagring.

• Webbplatsanalys och cookie-data: Behålls mellan 14 och 26 månader beroende på tjänsteleverantör.

Rättigheter för registrerade

I enlighet med GDPR och andra tillämpliga integritetslagar har du rätt att:

• Få tillgång till dina personuppgifter

• Korrigera felaktiga eller föråldrade uppgifter

• Begära radering av dina personuppgifter

• Begära begränsning av behandling

• Ingå invändningar mot databehandling baserat på legitima intressen

• Återkalla samtycke (där behandling grundas på samtycke)

• Begära dataportabilitet (när tillämpligt)

För att utöva dina rättigheter, vänligen kontakta vår dataskyddsombud (DPO) med hjälp av uppgifterna nedan. För säkerhets skull kan vi be om verifiering innan vi behandlar din begäran.

Kontoinformation och radering av data i appen

Heads-applikationerna stöder inte individanvändarkonton, eftersom konton och åtkomstuppgifter tillhandahålls direkt av företagsadministratörer i enlighet med affärsavtal.

På grund av rättsliga och efterlevnadsförpliktelser kopplade till transaktionsdata som hanteras av våra system, tillåts individuella användare inte att direkt radera sina konton eller relaterade data från appen.

För att begära kontoavstängning eller fråga om borttagning av personuppgifter, måste användare kontakta sin organisations tilldelade systemadministratör eller Heads dataskyddsombud (DPO) enligt nedan. Alla begärningar om avstängning är föremål för granskning och godkännande i enlighet med tillämpliga anställnings-, kontrakts- och regleringsförpliktelser.

Kontaktinformation

Om du har frågor om denna Integritetspolicy eller vill utöva dina datarättigheter, vänligen kontakta:

Dataskyddsombud

E-post: dpo@heads.com

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till din lokala tillsynsmyndighet om du anser att dina uppgifter har behandlats olagligt.

Uppdateringar av denna policy

Denna Integritetspolicy kan uppdateras för att återspegla förändringar i rättsliga krav, teknik eller företagsverksamhet. Den senaste versionen kommer alltid att finnas tillgänglig på vår webbplats och inom appen där det är tillämpligt.

Denna Integritetspolicy uppdaterades senast den 18 april 2025.